Az idő könyörtelen dolog. Nem tárolható, egy irányba halad, nem kölcsönözhető. Nagyon demokratikus, mert ugyanannyi van belőle egy nap a miniszterelnöknek és Önnek is, kedves Olvasó. Ám ha jól gazdálkodunk vele, akkor az urai lehetünk, nem pedig a rabszolgái.
Zsindelyné Tüdős Klára Isten markában című könyvében, amelyben (a 80-as évek elején!) arról panaszkodik, hogy mennyire rohannak az emberek, és senkinek semmire sincs ideje. Pedig mai szemmel nézve azok még a lomha szocializmus évei voltak, ma pedig tényleg őrült tempót diktálunk. Folyton ide-oda szaladgálunk, mindenütt meg akarunk felelni, közben ezer helyről áramlik felénk a feldolgozandó információ…
Emiatt igyekszünk úgy rendezni az életünket, hogy egyszerre több dolgot is tudjunk csinálni, mert az időnk valahogy vészesen elfogyott. Érdemes megfigyelni, hogy azok, akik igazán nagy dolgokat érnek el az életben, általában megválogatják, hogy mivel-kivel töltik az idejüket, és mindig teljes mértékben jelen vannak ott, abban és azokkal, ahol, amiben, és akikkel éppen vannak. Ha mi is erre vágyunk, akkor reális célokat kell kitűznünk magunk elé, és ezek szerint kell beosztanunk az életünket.

Előre a fontosat!
Egy szemléletes kísérlet szerint, ha egy hagyományos befőttesüveget szeretnénk néhány nagyobb kővel, egy maroknyi kisebb kaviccsal és egy marok homokkal megtölteni, akkor ez csak egy módon lehetséges. Ha először a homokot, aztán a kavicsot, majd a köveket próbáljuk meg beletenni, akkor nem fog sikerülni. Ha azonban először a köveket helyezzük bele, ezután az apróbb kavicsokat, majd ezt az egészet körbefolyatjuk a homokkal, akkor minden el fog férni. Így van ez az időbeosztásunkkal is. Először a nagyon fontos sarokpontokat kell lefektetnünk, majd a közepesen fontos dolgokat elhelyeznünk, végül a maradék helyekre a kevésbé lényegeseket elrendeznünk. Másképp sajnos nem boldogulunk.
Az ókori olimpiákon volt egy olyan versenyszám, ahol a futóknak úgy kellett a fáklyával a lehető leggyorsabban célba érniük, hogy az mindvégig égve maradjon. Ilyen az életünk is: nem csupán végig kell szaladnunk rajta, hanem jól kell gazdálkodnunk vele, különben teljesen kiégve, elkeseredve érünk a végére. Nem elég hatékonynak és eredményesnek lennünk, fontos, hogy az életünket az Isten által jónak mondott értékek mentén éljük le. Ennek tükröződnie kell az életstílusunkban, a kommunikációnkban, a céljainkban és az időbeosztásunkban egyaránt.

Néhány praktikus ötlet:

1. Nincs értelme időbeosztásról beszélni anélkül, hogy ne lennének céljaink. Tűzzünk ki rövid, közép- és hosszú távú célokat, és írjuk fel ezeket! Minden tervezésnél vegyük figyelembe őket.

2. Vegyük számba, hogy mivel töltjük egy napunkat, hetünket; még a legapróbbnak tűnő dolgokat is jegyezzük fel! Meg fogunk lepődni, hogy mennyi felesleges dolog akad közöttük.

3. Készítsünk napi és heti teendőlistákat, és ezek legyenek mindig a kezünk ügyében! Csoportosítsuk a feladatainkat kötöttség szerint: van, amihez egy adott helyen kell lennünk; van, amit csak napközben végezhetünk; van, amit este is meg tudunk tenni. Akadnak olyan teendők, amelyeket gyorsan el tudunk végezni, ha váratlanul időhöz jutunk (például felhívni valakit, elolvasni valamit, átgondolni bizonyos részleteket stb.). A gyorsan végrehajtható rutinfeladatokat érdemes a pihenősebb időszakokra tenni, mert a komolyabb koncentrációt igénylő munkák után felüdülésként fognak hatni.

4. Minden napot értékeljünk ki! Néhány percre csendesedjünk el, és nézzük át, hogy mit végeztünk el aznap, és mit nem. Mi volt az oka? Szívleljük meg a tanulságokat!

5. Évente legalább egyszer szánjunk egy egész napot arra is, hogy áttekintsük, merre halad az életünk: összhangban van-e a Mester tervével? Ha nem, akkor merre kell a kormánylapáton fordítani, hogy újra a jó irányba haladjunk?

6. Ha ki kell mozdulnunk otthonról vagy a munkahelyről, akkor próbáljunk meg több dolgot is felfűzni ugyanarra az útra. Gazdálkodjunk ügyesen a várakozási időkkel, például olyankor menjünk postára vagy hivatalba ügyet intézni, amikor kevesen szoktak lenni.

7. Mindig legyen nálunk egy kis jegyzetfüzet és toll vagy ceruza, hogy felírhassuk, ha valami fontos eszünkbe jut! (Használhatjuk erre a célra a telefonunkat vagy a számítógépünket is.) A jegyzeteinket időről időre nézzük át, és a feladatokat vezessük át a teendőlistánkra. Így jó eséllyel emlékezni fogunk minden lényegesre.

8. Ha egy feladathoz szükség van a kreativitásunkra, és hirtelen ötletrohamunk támad ezzel kapcsolatban, akkor igyekezzünk mindent félretenni és vele foglalkozni. Ha többre nincs lehetőségünk, legalább az alapgondolatokat, illetve a gondolatmenetet jegyezzük fel a későbbi kidolgozáshoz. Az ihlet ugyanis könnyen elszáll, és lehet, hogy soha többé nem jut eszünkbe az a jó ötlet.

9. Közhelyesen hangzik, de igaz: ha elfáradtunk, pihenjünk. Fáradtság és túlterheltség esetén jelentősen lecsökken a munkabíró képességünk; az, ami amúgy tíz perc alatt elvégezhető lenne, gyakran órákig tarthat. Előzzük meg ezeket a helyzeteket!

10. A nagyobb feladatokat osszuk fel apróbb lépésekre. Így már nem tűnik olyan megmászhatatlan hegynek, és a haladásunkat is jól láthatjuk. Ha a teendőinket ügyesen rangsoroljuk, és a listánkon lépésről lépésre haladunk végig, akkor kevésbé fogjuk túlterheltnek érezni magunkat.

11. Ne frusztráljuk magunkat teljesíthetetlen elvárásokkal és lehetetlenül telezsúfolt napirenddel! Tűzzünk ki reális célokat.

12. Csökkentsük a zajt körülöttünk! Ne lógjunk állandóan az interneten, kerüljük az értelmetlen, időpazarló elfoglaltságokat, korlátozzuk magunkat azokban a tevékenységekben, amelyek miatt rendszeresen el szoktunk csúszni (például ott ragadunk a számítógép előtt, hazafelé hosszasan cseverészünk az ismerősökkel, stb.). Kikapcsolódásként igyekezzünk értékes zenét hallgatni: talán nem is vesszük észre, hogy a rádióból állandóan ömlő zene mennyire fárasztja az agyunkat.

13. Ismerjük meg a személyiségünket! Elmélyülők vagyunk vagy impulzívak, akik nem tudnak egy dolog mellett hosszabb ideig megmaradni? Spontán módon éljük az életünket vagy olyan tudatosan, hogy a svájci vasúttársaság is gyenge kezdő hozzánk képest, ha szervezettségről van szó? Minden személyiségtípusnak más irányba kell indulnia. Van, akinek strukturálnia kell az életét, és van, akinek meg kell tanulnia engedélyt adni önmagának a kikapcsolódásra, lazításra, a barátaival, családjával töltött minőségi időre.

Jelen sorok szerzője is csupán tanuló az időbeosztás iskolájában, és nem tudósként próbálja az elefántcsonttoronyból hinteni a bölcsességet. Azonban a céltudatos időbeosztás iskolájába mindannyiunknak érdemes beiratkozni, hiszen csak nyerhetünk vele: boldogabb, megelégedettebb, nyugodtabb élet lehet osztályrészünk.

A cikk szerzője: Kapocs Attila
Family Magazin 2012/3

David Allen tanácsadó az Intézz el mindent! című könyvében azt javasolja, hogy kategorizáljuk a teendőinket a következőképpen:
• elvégezni,
• elhalasztani,
• delegálni,
• „kuka”.

Ha valami a beérkezés után nagyon gyorsan – öt percen belül – elvégezhető, akkor essünk túl rajta! Így nem kerül fel a teendőlistánkra, és nem terheli a tudatunkat sem. Ha nem lehet ennyi idő alatt megcsinálni, akkor vagy tegyük félre – de előtte feltétlenül jegyezzük fel, hogy ne felejtsük el! –, vagy delegáljuk valaki másnak. Végül vannak olyan dolgok, amelyekkel felesleges bíbelődnünk, ezek mehetnek a „kukába”.